Overbodige fouten die ondernemers maken bij btw-aangifte

Register Belastingadviseurs / 27-10-2023

Bron: Nextens

Op 1 november is de derde kwartaal btw-aangifte weer aan de beurt. Meer dan 2 miljoen ondernemers moeten uiterlijk deze datum btw-aangifte voor dit kwartaal indienen en betalen. In het vorige kwartaal waren meer dan 140.000 ondernemers te laat. Een te late aangifte of te late betaling kan resulteren in een boete.

Er zijn uitzonderingen, maar wat zijn deze precies?

In twee gevallen is btw-aangifte uitgezonderd voor ondernemers:

Je biedt uitsluitend producten of diensten die vrijgesteld zijn van btw, zoals in de zorg, kinderopvang, of onderwijs.
Jouw jaaromzet is minder dan 20.000 euro en je valt onder de kleineondernemersregeling (KOR).

Mocht je afgelopen kwartaal geen omzet hebben gemaakt waar je btw over betaald, moet je tóch aangifte doen. Je kunt simpelweg “nee” aanklikken bij de vraag of je iets hebt aan te geven voor het derde kwartaal.

Op tijd indienen aangifte

De Belastingdienst is streng met de deadline voor de aangifte. Voor het derde kwartaal van dit jaar uiterlijk op 31 October om 23.59 in dienen. Zelfs 1 minuut te laat kan leiden tot een boete.

Naheffingsaanslag is een schatting van de verschuldigde btw én een boete voor de te laat ingediende aangifte en betaling. Omdat de Belastingdienst een schatting maakt kan het zijn dat de boete & betaling hoger ligt dan de daadwerkelijk verschuldigde btw. Dit komt omdat de Belastingdienst geen helderheid heeft in je uitgaande en inkomende facturen en de exacte btw die je hebt betaald niet weet.

Betaaldatum of de factuurdatum

Als er zakelijke uitgaven zijn gedaan, zoals een laptop of bedrijfskleding, kan dit afgetrokken worden van de btw die je je klanten in rekening hebt gebracht. Dit heet ook wel voorbelasting.

Dus hoe zit het met het aftrekken van btw hiervan? Deze aftrek hangt af van je factuurdatum. Het kan dus voorkomen dat je bijvoorbeeld in September een laptop hebt gekocht en een factuur hebt ontvangen, maar pas in oktober hebt betaald. In dit geval dien je het btw-bedrag voor de laptop in de aangifte voor het 3e kwartaal in, en niet het 4e kwartaal.

Dit geldt ook voor betaling van klanten. Als jij een factuur hebt gestuurd in augustus maar pas in oktober wordt betaald, moet je deze verwerken in je aangifte voor het 3e kwartaal. In dit geval schiet je de btw tijdelijk voor.

Btw aftrek en privé-aankopen

Voor goederen die je zowel privé als zakelijk gebruikt kun je de btw in verhouding tot zakelijk gebruik aftrekken als voorbelasting.

Dit kan een laptop zijn, maar ook een auto bijvoorbeeld.

In het geval van een auto voor zakelijk & privé kun je het volgende aftrekken:

Btw op benzine en onderhoud naar verhouding van het zakelijke gebruik

In het geval van een auto als volledig bedrijfseigendom kun je het volgende aftrekken:

Btw over de aanschaf, het onderhoud en het gebruik

In het laatste geval moet je correctie maken voor privé ritten, inclusief ritten van huis naar kantoor en vice versa.

Zakenlunch en -diners

Contra van wat je zult verwachten: btw op drinken en eten genuttigd in een horecagelegenheid of verzorgd door een cateraar in een speciaal ingerichte ruimte mag niet worden afgetrokken van de betaalde btw. Echter, de btw voor hotelovernachting tijdens een zakenreis mag wel als voorbelasting worden afgetrokken.

Oninbare vorderingen

Mocht je btw hebben betaald over een factuur die niet volledig is betaald door jouw klant, bijvoorbeeld in het geval van faillissement; dan kun je in zo een situatie een verzoek indienen bij de Belastingdienst om dat bedrag terug te ontvangen.

Heb je vragen of hulp nodig bij jouw belastingaangifte, neem contact op met ons.