Fiets van de zaak & vaste reiskostenvergoeding hoeven elkaar niet te belemmeren

Register Belastingadviseurs / 21-03-2023

Stel jij als werkgever stelt een fiets ter beschikking aan een werknemer die deze voor zijn woon-werkverkeer gebruikt. Dit gaat an sich administratief goed waarbij de fiscale bijtelling van 7% wordt toegepast en de werknemer verder geen reiskostenvergoeding ontvangt.

Het wordt echter lastiger als de werknemer voor een paar dagen per week of af en toe i.p.v. de fiets van de zaak met eigen auto naar het werk komt. En jij als werkgever hier onbelaste reiskostenvergoeding voor wilt geven.

Hoe ga je hier als werkgever mee om?

Komt je werknemer met een eigen auto, dan mag je hiervoor wel een onbelaste reiskostenvergoeding geven van € 0,21 per kilometer. Die kun je toekennen op declaratiebasis of als vaste reiskostenvergoeding. Wel moet je dan aannemelijk maken dat je werknemer een ander vervoermiddel gebruikt dan de fiets van de zaak.

Administratieve last
Praktisch gezien breng dit een grote administratieve last met zich mee. Om dit te vereenvoudigen, is in een Kamerbrief d.d. 6 februari 2023 de mogelijkheid geboden om individueel afspraken te maken over hoeveel dagen per week met de fiets van de zaak wordt gereisd en hoeveel dagen met de eigen auto. Deze afspraken vormen dan de basis voor het vaststellen van de reiskostenvergoeding. Voorwaarden: de afspraken moeten zijn afgestemd op de persoonlijke omstandigheden van de werknemer én ze moeten voldoende realiteitswaarde hebben. Een incidentele afwijking van deze afspraak hoeft niet te resulteren in aanpassing van de vergoeding.

Wel of niet op de fiets?
Als een werknemer op vaste dagen in de week met de fiets van de zaak dan wel met de eigen auto naar het werk komt, zal deze vereenvoudiging goed werken. In de praktijk verwachten wij echter dat de werknemer de keuze voor het vervoermiddel veelal zal laten afhangen van het weer van de dag, de zin om op de fiets te stappen, afspraken tijdens of na de werkdag waarvoor een auto nodig is, etc. Dan is het lastiger om vooraf met elkaar hierover afspraken te maken. De administratieve last zal er in die gevallen dan toch nog zijn.

Bron: Fiscount